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Control de Almacenes (III)

Una vez creado los Almacenes – Proveedores – Familias, empezaremos crear nuestros artículos y he aquí donde la persona encargada deberá tener un gran conocimiento de la materia que va a tratar, debiendo ser conocedor y experto en productos habitualmente utilizados en el sector. Esto evitara crear artículos en familias que no deberían estar.

Foto: toxickore
Foto: toxickore

Normalmente cada artículo será creado con un código interno nuestro y cazando la referencia del proveedor para una mayor facilidad a la hora de dar entradas, no es lo mismo crear un artículo que dar entrada, luego lo veremos. Tal y como hemos anotad antes, este se compondrá de 4 dígitos, como resultado el siguiente ejemplo:

Artículos

Proveedor 8000  Proveedor

Familia 8001 Familia

Articulo  8001 0001 Familia (4 dígitos) articulo ( 4 dígitos)

Crear los artículos llevara bastante tiempo y deberemos seguir un riguroso proceso a la hora de asignar una familia, una vez creado los artículos pasaremos a dar entradas a los albaranes de compra, hay programas que permiten dar una entrada a la vez que creamos el articulo.

Las entradas de mercancía se deberán realizar cada día, evitando acumular albaranes para no desvirtuar el stock real de nuestro almacén.

Ahora mismo tenemos nuestro almacén perfectamente configurado y con mercancía, hasta este mismo momento ningún otro departamento ni persona,  ha influido en nuestro trabajo y en nuestra responsabilidad, solo han participado y de manera externa el  Proveedor, el cual bajo nuestra responsabilidad debemos de controlar cada uno de los parámetros que nos garantiza el control de mercancías a la vez que comprobaremos la  calidad y  trazabilidad de cada producto que cruce la línea de nuestro establecimiento. Un  buen programa de gestión bien planificado  nos volcara una información muy valiosa para la toma de decisiones.

A partir de aquí es cuando nuestros compañeros de otros departamentos nos solicitan la mercancía necesaria para llevar a cabo el trabajo del día a día, es muy importante ser consientes de la responsabilidad que conlleva el controlar cada extremo de los movimientos de mercancía en nuestro estabelecimiento. Es justo aquí donde empezaremos el control de mercancías con el correspondiente ahorro de costes.

Con la participación de todos los departamentos implicados, crearemos la metodología de cómo solicitar mercancía, horarios, retiradas, eventos próximos, devoluciones, roturas, etc, cada uno de  estos parámetros si lo analizamos en profundidad, conllevara a un gran ahorro de costes. Normalmente se utilizan o bien traspasos o salidas directas, dependienta del almacén o del departamento el cual vaya destinado.las políticas de traspasos son infinitas y cada cual lo adapta a sus necesidades, lo importante es tener en todo momento la mercancía controlada, me refiero a cuando se compro, quien se la llevo y quien la consumió, con sus respectivos costes y márgenes de beneficios.

Traspasos
Traspasos

Desde mi punto de vista, y lo que llevo años aplicando, es tener un almacén central donde se le de entrada a todas las compras del establecimiento y hacer traspasos a los diferentes puntos de venta y producción, siempre con  sus respectivas ordenes de traspaso. De esta manera siempre seremos conocedores de los consumos de cada departamento a tiempo real. También podremos enlazar nuestro almacén con el punto de venta, provocando con esto que una estantería de la barra de un bar se convierta en un punto de control, también podemos rizar el rizo con una descomposición de plato, que únicamente se traspasara cuando el cliente lo consuma.

En gestión de almacenes hay  infinitas formas y maneras  de configuración, adaptado a la filosofía de cada empresa,  pero  el objetivo principal es el  Ahorro de  Costes. Lo que está garantizado es que el puesto de trabajo se amortizara e incluso se podrá obtener un sorprendente rendimiento. Con información real se pueden tomar decisiones reales que hagan crecer a la empresa.

Por eso mismo propongo y  recomiendo un perfil de empleado el cual controle todo y cada una de las compras y movimientos internos de cada empresa, cualquier recepción de mercancía, sea suministrada por la vía que sea  o cualquier  movimiento o traspaso de esta, sea cual sea su final se le marque una trazabilidad y se le realice un seguimiento desde su compra hasta su venta final. De esta manera sabremos contestar de forma correcta y adecuada a todas las preguntas.

No te pierdas la anterior parte: Control de Almacenes (I)

P. D. Recuerden que estamos en Twitter: @gourmetjournal

Autor del artículo
Antonio Rojo
Técnico Superior en Hostelería y Turismo, posee un “Máster en Dirección y Gestión de empresas y actividades turísticas”. Es auditor de la normativa ISO 9001:2008 y de la normativa ISO 22000. Actualmente diseña, desarrolla y gestiona, formación E-learning para formadores especialistas en TIC. Además es director de Hostelería Consultores y de Green Formacion, empresas que iniciaron su actividad en el año 2008 y que hoy en día tiene contactos comerciales para su expansión en Polonia, Marruecos ,Chile, Cuba, y Brasil. Pertenece al Pacto Mundial de la RSE.

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