Con la colaboración de:

Control de Almacenes (II)

La semana pasada conociamos la mejor manera de organizar el economato. Hoy, nos adentramos en la planificación informática

Foto: toxickore
Foto: toxickore

En como iniciemos esta planificación inicial dependerá nuestros resultados, así que es sumamente importante tomar el tiempo necesario para ello.

Empezaremos creando  un  sistema de codificación ordenada y claro, no sola para quien lo ha creado sino para cualquier persona que pudiera manejar este listado. Codificaremos, en papel, cada zona de nuestro programa y daremos a nuestros proveedores, familias y artículos un código propio, independientemente al código de referencia del proveedor si este lo tuviese, ya que este no depende directamente de nosotros y este nos puede dar mucho trabajo pasado unos años. Por eso mismo es muy importante la planificación antes de empezar la configuración de nuestro almacén.

Empezaremos asignando un código al proveedor  y un código por cada familia que deseemos configurar en nuestro almacén, para ello antes debemos comprobar los dígitos que nos permitirá nuestro programa de gestión. Hay cientos de programas de gestión de almacén con una gran variedad de sistemas de control, aquí vamos a desarrollar lo que sería el pilar fundamental el cual nos reportara información eficaz y valiosa para la toma de decisiones.

En el programa de gestión también configuraremos los almacenes virtuales de control, esto no significa que tengamos que tener 4 o 5 lugares de almacenamiento de mercancías .Si creamos puntos de control de movimiento de mercancía, nos será mas fácil localizar errores o virtudes.

Por lo que crearemos almacenes virtuales donde el Almacén 0 será la central de compras y el resto serán puntos de destino de nuestra mercancía, ej. Cocina Almacén 1, Restaurante Mirador Almacén 2, Administracion Almacén 3, Mantenimiento Alancen 4, Dirección Almacén 5, etc.

En este ejemplo vamos a utilizar un sistema de codificación el cual estará compuesto por 4 dígitos para el proveedor y 4 dígitos para la Familia y 4 dígitos para el artículo.

Vamos con un ejemplo.

Proveedor

8000                                                   Código  

Carnes de Villa Martin SL                        Nombre del proveedor

Familia

8001                        Código  

Aguas                             Nombre del proveedor

Una vez ten ténganos en papel y estemos seguros de la eficacia de nuestro trabajo analizando cada punto en detalle volcaremos la información a nuestro sistema de gestión. Debemos tener en cuenta que cualquier entrada o salida generara un movimiento histórico y si hay algún error o tenemos que modificar cualquier parámetro,  este no se podrá llevar a cabo, por lo que nos quedara, lo que denomino  “códigos 0”. Un error común es no dejar huecos entre las familias, por lo que luego estas estarán localizadas en distintas alturas, debemos recordar que este sistema de gestión no es únicamente para nosotros, sino que lo usaran compañeros de nuestro establecimiento.

La semana que viene terminamos dando las últimas claves para el control de nuestro almacén. ¿Cómo organizas tu almacén? Cuéntanos tu opinión.

No te pierdas la anterior parte: Control de Almacenes (I)

P. D. Recuerden que estamos en Twitter: @gourmetjournal

Autor del artículo
Antonio Rojo
Técnico Superior en Hostelería y Turismo, posee un “Máster en Dirección y Gestión de empresas y actividades turísticas”. Es auditor de la normativa ISO 9001:2008 y de la normativa ISO 22000. Actualmente diseña, desarrolla y gestiona, formación E-learning para formadores especialistas en TIC. Además es director de Hostelería Consultores y de Green Formacion, empresas que iniciaron su actividad en el año 2008 y que hoy en día tiene contactos comerciales para su expansión en Polonia, Marruecos ,Chile, Cuba, y Brasil. Pertenece al Pacto Mundial de la RSE.

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