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Cómo hacer una ficha de pedido

Pautas, consejos y ejemplos a la hora de elaborar una completa ficha de pedido

Tras definir el concepto del restaurante y la oferta gastronómica que brindaremos en un futuro, tras la reforma a los clientes, será momento de elaborar las recetas definitivas y calcular los costes de materia prima que tendrán que reflejarse en los escandallos (ver cómo hacer un escandallo), tabla sumatoria con pesos y costes de cada producto, previo a la ficha técnica de los platos y a la ficha de pedido.

En la gran mayoría de casos, los escandallos se elaboran con precios de compra extraídos de supermercados o mayoristas, y en muy pocos casos de proveedores que trabajarán en un futuro con la empresa.

Por lo que es fundamental plantear los escandallos finales, previos a marcar el precio de venta del plato, con los precios de compra definitivos con sus descuentos, si existen, para evitar cometer fallos y recortar beneficios debido a que la primera carta de un restaurante, aunque no suele estar fija mucho tiempo -a causa de que muchas veces no se aciertan con los gustos de los clientes- suele mantenerse unos tres meses desde la apertura.

¿Qué datos debe contener una ficha de pedido?

  • Nombre o logo de la empresa
  • Nombre del proveedor
  • Nombre del comercial
  • Email del proveedor
  • Teléfono del proveedor: estos datos nos ayudaran a localizarlo en caso de no recepción del pedido o para consultarle ofertas o nuevos productos.
  • Días de reparto: muchos proveedores reparten varios días a la semana por lo que nos ayudará hacer previsión de pedidos y evitar roturas de stock.
  • Referencia interna de cada artículo del proveedor: aunque el proveedor conoce que productos utilizamos frecuentemente, para evitar confusión, este dato numérico facilita a la persona que toma el pedido evitando fallos en el resultado final.
  • Nombre del artículo: nombre completo tal y como lo describe el proveedor.
  • Formato del artículo: punto muy importante ya que, si pedimos una unidad de queso Edam, estos suelen venir en caja de dos y para evitar devolver la mercancía, aunque muchas empresas no aceptan la devolución de productos frescos, lo incluimos en la ficha.
  • Coste del artículo: coste total del artículo con descuento incluido. Aunque esta columna se puede obviar, suelo incorporarla en todos los asesoramientos para que cuando se descargue la mercancía por parte del proveedor, el operario pueda comprobar el coste fijado anteriormente para la compra de ese producto y el precio actual de compra. También puede utilizarse para calcular el coste del pedido por si su pago es en efectivo. Si lo sueles hacer de esta manera, utiliza una tabla Excel formulada para que al finalizar el pedido te resuelva el sumatorio completo del pedido realizado.
  • Impuesto sobre el valor añadido (IVA) de cada artículo
  • Coste total con IVA incluido
  • Días de solicitud del producto: si planteamos una lista semanal tendremos varias columnas clasificadas por día de descarga de cada proveedor. Esto nos ayudará, primero a evitar que se nos olvidé pedir algún artículo, y en muchas ocasiones como suelen ser pedidos automáticos, marcamos las cantidades para que el proveedor conozca exactamente el día que debe traernos la mercancía. Otras veces, si cerramos por descanso los lunes, en vez de recordarle que el pedido debe entregarse el martes, con una ficha detallada e implícita es mucho más conveniente.

Ejemplo de ficha de pedido

Cómo hacer una ficha de pedido
Cómo hacer una ficha de pedido

En definitiva, estas fichas de pedidos suelen ser un buen aliado del cocinero ya que ayuda a realizar los pedidos con más rapidez y la certeza de no olvidar ningún producto. 

Cómo hacer una ficha técnica de un plato, pincha aquí

Si tienes un programa informático para ello, utilízalo día a día ya que te ayudará a conocer tu stock e incluso podrás hacer los pedidos a través del sistema sin necesidad de ver el almacén y las cámaras frigoríficas. Eso sí, recuerda ver tus ordenes de servicio por si tienes un evento próximo.

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Autor del artículo
Manu Balanzino
Chef, sumiller y asesor gastronómico. Experto en gestión de Alimentos y Bebidas en el sector de la Hostelería, se encuentra inmerso en labores de asesoramiento a restaurantes en el desarrollo de cartas, vinos, destilados y control de costes. A su vez, asesora a numerosas marcas del sector agroalimentario. Su formación en el sector Servicios comienza en la Escuela de Hostelería de Benalmádena, para posteriormente ampliar sus conocimientos, cursando la "Diplomatura en Gestión de Alimentos y Bebidas" en CIOMijas, y el "Certificado Profesional de Sommelier Internacional" por ESHOB. Manu Balanzino es un apasionado del mundo de la comunicación, y ha fundado el periódico digital de gastronomía, The Gourmet Journal, una publicación referencial del ámbito gastronómico la cual dirige. Además, es colaborador experto en gastronomía en revistas especializadas como Andalucía de Viaje, El Gourmet (AMC Networks International Latin America) y Diario Sur. En radio, conduce el programa "Momentos Gourmets" en COPE y en televisión, colabora en Canal Cocina, RTV Marbella y Fuengirola TV.

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